Teamsecretaresse

Binnen een netwerk van overheidsorganisaties wordt intensief samengewerkt met gemeenten, het waterschap en de rijksoverheid. In deze samenwerking vervult de organisatie een verbindende rol. In een samenleving waarin vraagstukken steeds complexer worden, is het essentieel dat verschillende partijen gezamenlijk optrekken om tot oplossingen te komen.

De organisatie richt zich daarbij op maatschappelijke opgaven als uitgangspunt. De werkwijze, organisatiestructuur en manier van leidinggeven sluiten hierop aan. Samenwerking vanaf het begin van trajecten en een integrale benadering van programma’s en projecten vormen een belangrijk onderdeel van de manier van werken.

In de rol van secretaresse ben je onder andere verantwoordelijk voor het plannen en coördineren van afspraken met zowel interne afdelingen als externe partners. Je beheert de agenda’s van twee managers van expertiseteams en ondersteunt hen proactief bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden, zoals het opstellen van opdrachtbrieven en opdrachtbonnen.

De functie van secretaresse is veelzijdig en dynamisch. Naast het beheren van agenda’s ondersteun je ook bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen. Daarbij maak je gebruik van moderne digitale middelen zoals MS Teams, MS Forms en Copilot. Je werkt gestructureerd en staat open voor vernieuwing, waarbij je ook actief meedenkt over verbeteringen binnen het team. Aan het einde van een bijeenkomst of evenement is jouw actielijst volledig afgerond. Het opstellen van duidelijke en zorgvuldige notulen behoort eveneens tot jouw sterke punten.

Naast de coördinatie van het PO ondersteun je samen met je manager ook één of meerdere portefeuillehoudersoverleggen. Afspraken en relevante informatie worden zorgvuldig vastgelegd in het systeem iBabs.

• Afgeronde opleiding op MBO-niveau 4, bij voorkeur in de richting Office- en Managementsupport of een vergelijkbare studie.
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Ervaring met iBabs is een pluspunt.
• Kennis van of ervaring met een digitaal archiveringssysteem zoals eDocs is een pré.
• Goede digitale vaardigheden en vertrouwd met moderne werkomgevingen.
• Ervaring met Microsoft 365 en Microsoft Teams.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Werkhouding en vaardigheden

• In staat om overzicht te bewaren en vooruit te denken bij het ondersteunen van managers.
• Werkt gestructureerd en geordend en weet effectief prioriteiten te stellen.
• Heeft een procesmatige werkwijze, vooral bij samenwerking met verschillende teams.
• Neemt een signalerende en proactieve rol aan binnen het werk.
• Pakt werkzaamheden zelfstandig op en steekt graag de handen uit de mouwen.

Persoonlijke eigenschappen

• Resultaatgericht met oog voor de behoeften van interne en externe stakeholders.
• Denkt mee over verbeteringen en vernieuwing en draagt hier actief aan bij.
• Zelfstandig, nauwkeurig en proactief in de uitvoering van werkzaamheden.
• Samenwerkingsgericht en prettig in de omgang met collega’s.
• Planmatig en doelgericht in het organiseren en uitvoeren van werkzaamheden.
• Neemt eigenaarschap over processen en bewaakt de voortgang.

Wij bieden een uitdagende detacheringsopdracht binnen een professionele publieke organisatie met mogelijkheid om aansluitend in dienst te treden.

Startdatum: 1 april 2026.
Uren per week : 36
Duur: minimaal 6 maanden, met optie tot verlenging.
Procedure : Detavast, na een periode van 1040 uur mogelijkheid indiensttreding
Detachering in loondienst via Staffingteam conform CAO Provincie.
Inschaling op basis van gelijkwaardige beloning bij de opdrachtgever.

Je gaat aan de slag binnen het Expertise Team Management Secretariaat. Dit relatief nieuwe team ondersteunt de gehele organisatie en werkt volgens uniforme en waar mogelijk gestandaardiseerde processen. Continue ontwikkeling en verbetering staan centraal. Binnen het team heerst een open en informele werksfeer, waarbij collega’s gezamenlijk werken aan het behalen van resultaten. De secretaresses ondersteunen de managers van de expertiseteams bij hun dagelijkse werkzaamheden en bij taken rondom het jaarprogramma. Daarnaast vormt het secretariaat een belangrijke schakel bij verschillende werkzaamheden binnen de teams. Hierdoor kunnen managers zich optimaal richten op het aansturen en verder ontwikkelen van hun teams.