Secretaresse (24 uur)

Ben jij een ervaren secretaresse met gemeentelijke en/of overheidservaring met kennis van werken met stukkenstromen?
Wij zoeken per april een professional die zorgt voor gestructureerde ondersteuning van overleg- en informatiestromen binnen team en management.
Inzet voor minimaal 6 maanden, met mogelijkheid op verlenging en salaris vanaf € 4.250,- per maand o.b.v. 36 uur.

Je biedt tijdelijke secretariële ondersteuning binnen een beleidsgerichte werkomgeving.
De opdracht is gericht op het verzorgen van een professionele, tijdige en complete ondersteuning van overleg- en informatiestromen rondom team en (delen van) directie/management.

De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer:

Overleggen tijdig zijn ingepland en betrokkenen beschikken over complete en actuele vergaderinformatie
Vergadersets tijdig en volledig zijn samengesteld en gedeeld met de juiste deelnemers
Verslaglegging, notulen, actie- en besluitenlijsten tijdig en correct zijn opgeleverd en verspreid
Acties en opvolging overzichtelijk zijn geborgd
Binnenkomende verzoeken gestructureerd zijn verwerkt en doorgezet naar de juiste personen

Werkzaamheden

Plannen en organiseren van afspraken en overleggen, inclusief uitnodigingen en logistiek
Voorbereiden van agenda’s en verzamelen of uitvragen van stukken voor vergaderingen
Samenstellen en beheren van vergaderstukken en vergadersets
Bewaken van deadlines
Notuleren en opstellen van besluiten- en actielijsten
Verzorgen van distributie van vergaderinformatie aan betrokkenen
Structureren en verwerken van binnenkomende verzoeken via mailbox of werkstroom
Bewaken van opvolging van acties en terugkoppelingen

Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
4+ jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij een overheidsorganisatie
2+ jaar aantoonbare werkervaring met ondersteuning van management/directie en werken met stukkenstromen
Ervaring met het plannen en organiseren van overleggen
Ervaring met notuleren en verslaglegging
Ervaring met het werken met vergaderstukken, actielijsten en informatiestromen
Beschikbaar voor 24 uur per week
Voor deze opdracht is een VOG vereist

Je beschikt over de volgende competenties:

Organisatorisch sterk
Communicatief vaardig
Samenwerkingsgericht
Resultaatgericht
Flexibel

Detacheringsopdracht via Staffingteam (inhuur van zzp'er is niet mogelijk)
Inzet: 24 uur per week
Duur: 6 maanden, met optie op verlenging van 6 maanden
Start: zo spoedig mogelijk
Werklocatie: Vlaardingen, hybride werken is mogelijk
Salaris vanaf € 4.250,- op basis van 36 uur per week, afhankelijk van ervaring en opleiding.
8,33% vakantietoeslag en 8,33% eindejaarsuitkering.
Persoonlijke begeleiding en korte lijnen via Staffingteam
Inschaling en voorwaarden conform de CAO van onze klant
Een verantwoordelijke en afwisselende functie binnen een professioneel team.

Je komt terecht in een beleidsgerichte werkomgeving waar samenwerking, professionaliteit en goede ondersteuning van team en management centraal staan.
Je werkt binnen de afdeling die zicht bezig houdt met Beleid en Strategie.