Secretaresse / Projectondersteuner

Voor de Gemeentelijke instelling zoeken wij een ervaren Secretaresse / Projectondersteuner voor een tijdelijk project binnen een maatschappelijk programma gericht op stedelijke ontwikkeling.
Je zorgt voor structuur, overzicht en ondersteuning van de directeur en het team adviseurs.
Ben jij een echte regelaar die goed schakelt tussen verschillende werkzaamheden en houdt van een dynamische werkomgeving? Dan is dit een interessante opdracht voor jou.
Het gaat om een functie van 36 uur per week op locatie.

Als Secretaresse / Projectondersteuner ben jij de organisatorische spil binnen het programmabureau.
Je zorgt dat het secretariaat soepel loopt, ondersteunt de adviseurs in hun werkzaamheden en bewaakt de voortgang van afspraken en processen.

Je werkzaamheden bestaan uit:

Beheren van agenda’s van de directeur en adviseurs;
Fungeren als gastvrouw/-heer en eerste aanspreekpunt voor bezoekers;
Beheren van de telefoon en mailbox van het programmabureau;
Regelen van reserveringen, ontvangsten en facilitaire zaken;
Opstellen van notulen en actielijsten tijdens vergaderingen;
Onderhouden van contacten met interne en externe partners;
Beheren van het relatiebestand;
Ondersteunen van adviseurs bij werkbezoeken, bijeenkomsten en presentaties.
Je hebt een belangrijke rol in het creëren van rust en overzicht binnen een omgeving waar veel tegelijk speelt.

Eisen:

Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau;
Minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse of projectondersteuner in de afgelopen 7 jaar;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Je bent incidenteel beschikbaar op donderdagavond of zaterdag.
Wensen:

Beheersing van de Engelse taal;
Ervaring met Oracle;
Werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie met meer dan 150.000 inwoners.

Procedure : Detachering, payrolling via Staffingteam
Contractduur : 5 mnd, met optie op verlenging
Uren per week : 36
Startdatum : 1 november 2025
Duur opdracht : 5 maanden, met optie tot verlenging (2x3 maanden)
Uren per week : 36 uur
Thuiswerken : alleen in overleg mogelijk
Werktijden : incidenteel beschikbaar op donderdagavond of zaterdag
Salarisrange : € 3.250,- tot en met € 4.450 op basis van 36 uur per week
Inzetvorm : via Staffingteam op basis van detachering of payrolling conform de ABU-CAO
(zzp of freelanceconstructie is niet toegestaan)

De sollicitatieprocedure verloopt via Staffingteam.
Na ontvangst van je cv nemen wij contact met je op voor een kort telefonisch kennismakingsgesprek en om de vervolgstappen te bespreken.
Bij een goede match stellen wij je voor bij de opdrachtgever. De gesprekken bij de opdrachtgever vinden plaats in week 43 van 2025.
Bij een positief gesprek volgt een voorstel voor indiensttreding / payrolling.

De functie is onderdeel van een programmabureau binnen de gemeente instelling, dat samen met maatschappelijke partners werkt aan de verbetering van leefbaarheid, werk, wonen en onderwijs in Rotterdam-Zuid.
Binnen dit programma werken gemeente, onderwijsinstellingen, zorgpartijen, corporaties en bedrijven nauw samen aan de uitvoering van diverse projecten.

Het programmabureau bestaat uit een klein en betrokken team van circa tien adviseurs, ondersteund door twee medewerkers in de dagelijkse (project)ondersteuning.
De sfeer is informeel, professioneel en gericht op samenwerking.