Projectsecretaresse SPOED!

Projectsecretaresse SPOED!

Projectsecretaresse voor 36 uur per week gezocht voor de RET met uitzicht op de Willemsbrug.
Het is een detacheringsfunctie voor 36 uur per week voor een jaar met optie op verlenging.

Functieomschrijving

Als PMO ben jij het secretariële en organisatorische hart van het programma Metronet. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, dat documentatie op orde is en dat deadlines gehaald worden. Geen dag is hetzelfde, en jij bent degene die rust en overzicht brengt. Je werkt nauw samen met de verschillende project- en programmamanagers. De (project)managers kunnen niet zonder jouw ondersteuning op administratief, organisatorisch en operationeel niveau. Je kent de projectbeheersaspecten als je broekzak en weet precies welke taken daarbij horen. Denk aan het voorbereiden van rapportages en registers, het opzetten en beheren van projectdossiers, en het plannen, organiseren, notuleren en opvolgen van meetings, workshops en andere bijeenkomsten. Je voert verschillende taken uit als project ondersteuner voor meerdere programmamanagers. Dat schrikt je niet af want je staat stevig in je schoenen. Sterker nog, dit werkt voor jou juist extra motiverend. Naast jouw sprankelende persoonlijkheid, zelfstandigheid en nodige ervaring ben je zeer accuraat. Je werkt altijd resultaatgericht, proactief en het liefst in een team.

  • opzetten, beheren en archiveren van projectdossiers
  • plannen, organiseren en notuleren van meetings, workshops en overleggen
  • agendabeheer
  • regelen van diverse facilitaire zaken
  • opvolgen van actiepunten en bewaken van voortgang
  • verzorgen van bestellingen en administratieve afhandeling in systemen zoals SAP
  • signaleren van knelpunten en tijdig escaleren wanneer nodig
  • ondersteunen van projectmanagers in hun dagelijkse werkzaamheden

 

Functie-eisen
  • Beschikbaar van z.s.m. voor 12 maanden, 36 uur per week, met optie op verlenging
  • MBO+ werk- en denkniveau
  • Minimaal 4 jaar werkervaring, waarvan 2 jaar in project- of secretariële ondersteuning
  • Ervaring met projectmatig werken (kennis van Prince2 is een pré)
  • Je beheerst MS Office uitstekend en hebt ervaring met MS Project, (SAP) en SharePoint
  • Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig
  • Je bent communicatief sterk, denkt vooruit en schakelt makkelijk
  • Je voelt je thuis in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt
  • Je kunt goed plannen en organiseren en verliest niet snel het overzicht
  • Je draagt actief bij aan het verbeteren van processen en werkwijzen
Aanbod

Procedure : Detachering
Contractduur : 12 mnd+
Uren per week : 36
Inschaling : conform CAO RET
Salarisrange : € 3.500 tot € 4.500 per maand obv fulltime werkweek
Start : ZSM uiterlijk 1 april
Gesprekken klant : 19 maart, 25 maart of donderdag 26 maart 

Organisatie- en afdelingomschrijving

Het Ingenieursbureau van de RET realiseert op effectieve, betrouwbare, transparante en beheerste wijze asset-gerelateerde projecten. Dit betreft onder meer de vervanging en verbetering van rails, vloot, systemen (infrastructuur), stations en gebouwen. De huidige projectportefeuille bestaat uit meer dan 100 lopende projecten. Je komt te werken binnen het Projectenbureau (22 FTE), onderdeel van het Ingenieursbureau binnen de staaf Techniek. Hier zijn planners en PMO’ers ondergebracht die worden ingezet op projecten en programma’s door de hele organisatie.

De RET staat de komende jaren in het teken van vernieuwing met strategische programma’s gericht op metro-uitbreiding, tramoptimalisatie, verduurzaming van bussen en landelijke OV-ontwikkelingen zoals OVpay. Een belangrijk programma is Metronet, dat zich richt op het vernieuwen van metrovoertuigen, het bouwen van een nieuwe metrowerkplaats en het vergroten van de metrocapaciteit. Deze complexe en maatschappelijk relevante projecten overstijgen de reguliere organisatie en vragen om nauwe samenwerking met diverse stakeholders. In deze rol werk je nauw samen met programmamanagers, projectmanagers en de programmabeheersing van programma Metronet. Daarmee werk je intensief samen aan de realisatie van het programma. Je maakt onderdeel uit van een deskundig en gedreven team met korte lijnen. We vinden het belangrijk om elkaar op te zoeken, kennis te delen en actief met elkaar mee te denken. Binnen ons team heerst een informele, professionele sfeer waarin ruimte is voor initiatief, humor en continue verbetering.

Jeroen Slebe
Jeroen Slebe Accountmanager +31 (0)85 2731200 j.slebe@staffingteam.nl
Wat is mijn reistijd?