Als Projectassistent / Secretaresse ben je de spin in het web binnen het Sociaal Domein. Je draagt bij aan het efficiënt functioneren van het domein door het uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden, administratieve werkzaamheden en logistieke ondersteuning.
Je werkt binnen het team Secretariaat (8 medewerkers) en bent samen verantwoordelijk voor onderstaande werkzaamheden.
Werkzaamheden
Vergaderondersteuning:
- Organiseren en verzorgen van vergaderingen
- Notuleren bij vergaderingen met een bestuurlijk karakter en/of met externen
- Reserveren van interne en externe vergaderruimtes inclusief faciliteiten
- Opstellen van agenda’s in overleg met de voorzitter
- Verzamelen en verspreiden van vergaderstukken
- Bewaken van actielijsten
Frontdienst / Secretariaat:
- Afhandelen van binnenkomende verzoeken via de algemene mailbox Secretariaat Sociaal Domein
- Afhandelen van fysieke poststukken
- Afhandelen van facilitaire verzoeken (bloemen, cadeaubonnen e.d.)
Agendabeheer:
- Ondersteunen bij agendabeheer van managers en teamleiders
- Inplannen van afspraken met een bestuurlijk karakter
- Inplannen van complexe interne afspraken
Projectondersteuning:
- Verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning bij projecten
- Bewaken van voortgang, actielijsten en deadlines
- Organiseren van bijeenkomsten, conferenties, congressen en trainingen.