Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale rol binnen de gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers en zorgt ervoor dat zij zich kunnen focussen op hun bestuurlijke en strategische verantwoordelijkheden. Daarnaast neem je een coördinerende rol op je binnen het secretariaatsteam, waarbij je bijdraagt aan een soepele samenwerking en efficiënte werkprocessen.
Een greep uit jouw afwisselende takenpakket:
- Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur
- Met een grote mate van zelfstandigheid (mede) bepalen waar prioriteiten liggen bij de afhandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren
- Meekijken in de mailboxen van het college ten behoeve van optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning
- Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehoudersoverleggen, in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris
- Beheren van de gezamenlijke mailbox en het uitzetten van informatie en acties richting bestuurders en collega’s
Naast de secretariële ondersteuning van het college, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers vervul je een coördinerende rol binnen het secretariaatsteam.
Dat betekent dat je:
- Zorgt voor duidelijkheid in rol- en taakverdeling binnen het team en in de afstemming met andere afdelingen
- Werkwijzen en processen uniformeert en verder professionaliseert
- De bezetting en werkverdeling bewaakt en tijdig knelpunten signaleert
- Als verbindende schakel fungeert tussen verschillende afdelingen en zorgt voor heldere afspraken en verantwoordelijkheden
- Initiatieven neemt om de samenwerking en efficiëntie binnen het secretariaat te verbeteren
- Als meewerkend coördinator heb je een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is. Je bent proactief, schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig.
- Tegelijk weet je goed aan te voelen wat er speelt binnen de organisatie. Daarnaast ben je een prettige en toegankelijke collega met wie samenwerken vanzelfsprekend is.