Bestuurssecretaresse (28-32 uur)

Bestuurssecretaresse (28-32 uur)

Voor een gemeente in de provincie Utrecht zoeken wij een ervaren Bestuurssecretaresse. 
In deze rol ondersteun je het bestuur op hoog niveau en zorg je voor rust, overzicht en een strakke organisatie binnen het Bestuurssecretariaat.
De functie is voor 28 tot 32 uur per week, vanaf 19 januari 2026, schaal 7 gemeente CAO.

Functieomschrijving

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale rol binnen onze gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich kunnen focussen op wat écht belangrijk is.

Als Bestuurssecretaresse zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en je laat je niet gek maken door de complexe puzzel die wij agendabeheer noemen. Je bent proactief en kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent een pietje-precies, maar ook in staat om je voelsprieten op het juiste moment uit te steken. Dankzij deze kwaliteiten ben jij goed in staat om ons college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris écht te ontzorgen.

Je hebt een afwisselende functie en geen dag is hetzelfde. Dagelijks verricht je uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden voor het college, de gemeentesecretaris en domeinmanagers. Daarnaast ondersteun je regelmatig de medewerkers van Kabinetszaken.

Een greep uit jouw afwisselende takenpakket:

Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur;
Met een grote mate van zelfstandigheid (mede) bepalen waar de prioriteiten liggen bij de behandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken en hierover adviseren;
Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris, de bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.
Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Functie-eisen
  • Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent binnen de overheid
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent bij een gemeente
  • Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent
  • Uiterlijk beschikbaar per 26 januari 2026 voor 28 uur per week
  • Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris
  • Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs is een pré
  • Uitstekende beheersing van MS Office, bij voorkeur ook van iBabs
  • Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris

Verder beschik je over de volgende persoonlijke eigenschappen: 

  • Je bent een prettige gesprekspartner
  • Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal
  • Je bent accuraat, integer en stressbestendig
  • Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen
  • Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden
  • Je hebt een flexibele werkinstelling.
Aanbod

Procedure : Detachering, payrolling ook mogelijk 
Detacheringsopdracht van minimaal 3 maanden, met optie op verlenging
Inzet van 28 tot 32 uur per week
Salarisindicatie € 4.000 – € 4.400 bruto per maand op basis van 36 uur
Arbeidsvoorwaarden conform CAO Gemeenten schaal 7
Werklocatie: op locatie bij de gemeente
VOG vereist 
ZZP mogelijkheid : via payrolling 
Hybride of onsite : onsite gewenst
Deadline aanbieden : Staffingteam dinsdag 6 januari eind van de dag
Gesprekken klant : 1e gesprek maandag 12 januari 2026, tussen 13.00 en 17.00 uur , 2e (klik)gesprek donderdag 15 januari 2026 om 13.00 uur.

Organisatie- en afdelingomschrijving

Je komt te werken binnen een gemeentelijke organisatie in de provincie Utrecht. De organisatie kenmerkt zich door korte lijnen, een professionele werkomgeving en een duidelijke maatschappelijke opdracht.
Je werkt nauw samen met bestuurders, directie en collega-ondersteuners binnen het bestuurssecretariaat en bent een vaste schakel in de voorbereiding en afhandeling van bestuurlijke besluitvorming.

Jeroen Slebe
Jeroen Slebe Accountmanager +31 (0)85 2731200 j.slebe@staffingteam.nl
Wat is mijn reistijd?