Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale rol binnen onze gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich kunnen focussen op wat écht belangrijk is.
Als Bestuurssecretaresse zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en je laat je niet gek maken door de complexe puzzel die wij agendabeheer noemen. Je bent proactief en kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent een pietje-precies, maar ook in staat om je voelsprieten op het juiste moment uit te steken. Dankzij deze kwaliteiten ben jij goed in staat om ons college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris écht te ontzorgen.
Je hebt een afwisselende functie en geen dag is hetzelfde. Dagelijks verricht je uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden voor het college, de gemeentesecretaris en domeinmanagers. Daarnaast ondersteun je regelmatig de medewerkers van Kabinetszaken.
Een greep uit jouw afwisselende takenpakket:
Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur;
Met een grote mate van zelfstandigheid (mede) bepalen waar de prioriteiten liggen bij de behandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken en hierover adviseren;
Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris, de bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.
Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.