Secretaresse

Direct solliciteren

Uitwerking taakgebieden in kernactiviteiten
1. Secretariële ondersteuning

Registreert en behandelt (binnen gemaakte afspraken) inkomende- en uitgaande telefoongesprekken en correspondentie.
Ontvangt bezoekers, behandelt in- en uitgaand telefoonverkeer en handelt zaken zoveel mogelijk zelfstandig af en verwijst zo nodig door.
Maakt afspraken en houdt agenda’s bij.
Bewaakt overeengekomen termijnen van procedures en afspraken. Signaleert knelpunten en geeft deze aan bij de leidinggevende.
Bereidt vergaderingen voor (planning, reservering van ruimten, catering, verzorgen van uitnodigingen, verzamelen en verzenden/verspreiden van stukken) en notuleert deze.
Verwerkt (medische) concepten tot (medische) verslagen en verricht gevarieerde typewerkzaamheden.

2. Administratieve ondersteuning

Er kan sprake zijn van het verrichten van (DBC/ DOT ) registraties aan de bron.
Houdt administratieve gegevens bij, verwerkt mutaties en/of voert (patiënten) gegevens (verrichtingencodes) in diverse applicaties/registratiesystemen, onderhoudt deze en pleegt hierover in voorkomende gevallen overleg met relevante afdelingen binnen de organisatie.
Stelt – op verzoek – standaard overzichten op.
Verzamelt (patiënten)dossiers, (onderzoeks) gegevens- en resultaten en controleert deze op volledigheid en vult deze waar nodig aan.
Verricht kopieer- en scanwerkzaamheden.
Beheert het (afdelings)archief, draagt zorg voor een adequate archivering van stukken en zorgt periodiek voor opschoning.
Participeert in het afdelingsoverleg.
Bewaakt de voorraad (kantoor)artikelen/materialen en bestelt deze zo nodig op verzoek.

Ook kan sprake zijn van:

3. Spreekuurafhandeling

Maakt, zowel telefonisch als digitaal, afspraken met patiënten in het geautomatiseerde planningssysteem voor spreekuren, waaronder trajectafspraken waarbij ook gepland wordt bij andere disciplines.
Bewerkstelligt daarbij een zo adequate en correcte mogelijke optie(s) voor de patiënt en is daarbij verantwoordelijk voor een optimale continuïteit.
Geeft - in opdracht van medisch specialist of overige zorgverleners – patiëntengegevens door aan derden (zowel in- als extern).
Vraagt – op aanwijzing – (patiënten)gegevens/(aanvullende) onderzoeken op.

Functie-eisen

Mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
Ervaring met digitale systemen en gangbare softwarepakketten.
Vaardigheid in administratieve processen, planning en gegevensverwerking.
Affiniteit met een dynamische werkomgeving.

Overige informatie

Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
Dienstverlenende en klantgerichte houding.
Tactvol en zorgvuldig in contacten met interne en externe relaties.
Zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid
Nauwkeurig omgaan met gegevens en vertrouwelijke informatie.
Oog voor kwaliteit, volledigheid en tijdigheid van werkzaamheden.
In staat overzicht te bewaren bij wisselende werkzaamheden en onderbrekingen.

Persoonlijke eigenschappen

Integer en betrouwbaar.
Stressbestendig en georganiseerd.
Representatief en samenwerkingsgericht.
Flexibel en zorgvuldig in het plannen en organiseren van werkzaamheden.

Procedure : Detachering
Contractduur : 6 mnd+
Uren per week : 32

De secretaresse ondersteunt één of meerdere organisatieonderdelen met secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. De functie is gericht op het efficiënt laten verlopen van dagelijkse processen, communicatie en planning binnen een professionele werkomgeving.