Managementondersteuner infectieziekten(32-36 upwk)

Wij zoeken een Management Assistent met ervaring in managementondersteuning voor een landelijke overheidsorganisatie op het gebied van volksgezondheid in de regio Utrecht. Het gaat om een rol van gemiddeld 32 tot 36 uur per week, deels vanuit huis, waarbij maandag en vrijdag vaste kantoordagen zijn. De opdracht start bij voorkeur op 22 september en uiterlijk 1 oktober 2026, loopt tot en met 31 december 2026 met optie op 3x verlenging van 3 maanden; inhuur als freelancer is ook mogelijk. Deadline Staffingteam is vrijdag 18 september.

Als Management Assistent ben jij de spil in de ondersteuning van diverse managers binnen het centrum. Je werkt breed: van agendabeheer en notuleren tot HR-zaken, inkoop en facilitaire ondersteuning.

Werkzaamheden:

• Jouw hoofdtaak? Je beheert agenda's, post en mail van de managers. Hierbij hoort ook het plannen van complexe afspraken en het aanmelden en ontvangen van bezoekers
• Je assisteert bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen
• Voor een aantal vergaderingen ben jij verantwoordelijk voor het notuleren, de planning, de bijbehorende vergaderdocumenten en de rapportage
• Je assisteert bij de patiëntenadministratie, waarbij je patiëntgegevens invoert in het interne informatiesysteem
• Jij bent de eerste die nieuwe collega's kent, omdat je assisteert bij sollicitaties en de indiensttreding van medewerkers
• Je behandelt diverse HR-zaken (ziek- en herstelmeldingen, wijzigingen arbeidscontracten)
• Je regelt facilitaire en ICT-gerelateerde zaken, zoals overzichten en bestellingen
• Je regelt de inkoop van centrumbrede materialen en externe inhuur door het opstellen van purchase orders in SAP
• Je assisteert bij interne communicatie en het afhandelen van declaraties en dienstreizen
• Je regelt bloemetjes en kaartjes voor langdurig zieke medewerkers of bij een jubileum
• Je neemt deel aan de uitjes-commissie
• Je werkt nauw samen met de managers en de collega's van het secretariaat en durft zelf verantwoordelijkheid te nemen voor de organisatie van het werk.

MBO/HBO werk- en denkniveau
Een afgeronde secretariële opleiding is een pré
Ervaring met managementondersteuning
Ervaring met procesverbetering op het secretariaat is een pré
Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk (minimaal B2 of moedertaal); beheersing van het Engels is een pré
Je werkt graag op kantoor (maandag en vrijdag zijn verplicht)
Je hebt ervaring met notuleren van vergaderingen en het maken van verslagen, of bent bereid dit op korte termijn te leren
Je hebt ervaring met het werken als managementondersteuner, of een andere ondersteunende rol
Je hebt bij voorkeur ervaring met, of de ambitie om, het team te leiden en het werk binnen het team te organiseren; je durft verantwoordelijkheid te nemen
Je werkt nauwkeurig en klantgericht
Je hebt (enige) kennis van en affiniteit met het maatschappelijk speelveld van een publieke gezondheidsorganisatie
Je bent vertrouwd met Word, Excel, Outlook en MS Teams
Beschikbaar voor gemiddeld 36 uur per week vanaf uiterlijk 1 oktober 2026
Een geldige VOG uiterlijk 10 dagen na de start en een ondertekende integriteitsverklaring bij gunning
Een motivatiebrief is een verplicht onderdeel van de aanbieding
Je beschikt over de volgende competenties: nauwkeurig, klantgericht, organiserend, proactief en verantwoordelijkheid nemend

Detacheringsopdracht via Staffingteam; inhuur als freelancer is ook mogelijk

Inschaling: schaal 6 (Rijk), salaris in overleg en naar rato
Inzet: gemiddeld 32 tot 36 uur per week, maandag en vrijdag op kantoor, overige dagen in overleg
Duur: tot en met 31 december 2026, met optie op 3x verlenging van 3 maanden
Start: bij voorkeur 22 september 2026, uiterlijk 1 oktober 2026
Werklocatie: regio Utrecht, deels vanuit huis
Persoonlijke begeleiding en korte lijnen via Staffingteam
Deadline Staffingteam is vrijdag 18 september eind van de dag.

Je gaat werken bij een landelijke overheidsorganisatie die zich richt op onderzoek, advies en uitvoering op het gebied van volksgezondheid. Binnen een van de inhoudelijke centra ondersteun je meerdere managers van één afdeling. Het is een professionele omgeving waar zorgvuldigheid en betrouwbaarheid vooropstaan en waar je als ondersteuner breed wordt ingezet.