Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken

Wij zoeken per 1 oktober 2026 een Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken (Asiel & Migratie) voor 20 uur per week bij de provincie Overijssel in Zwolle, hybride werken mogelijk. 
De inzet is voor 1 tot 2 jaar, in te vullen via detachering met persoonlijke begeleiding vanuit Staffingteam (ZZP-inhuur is bespreekbaar, mits wordt voldaan aan de voorwaarden uit de opdracht).
Salarisrange vanuit Staffingteam is van € 3.750 tot € 4.750,- per maand obv 36 uur.

Als Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken ondersteun je de Secretaris en Adviseur Asiel & Migratie van de Commissaris van de Koning.
Je bent de onmisbare schakel die zorgt dat afspraken, processen en informatie soepel en zorgvuldig verlopen.

Werkzaamheden:

• Complex agendabeheer: plannen, wijzigen en bewaken van afspraken
• Mailboxbeheer: beoordelen, prioriteren, afhandelen en uitzetten van e-mails
• Voorbereiden van overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken
• Notuleren van vergaderingen en opstellen en bewaken van actie- en besluitenlijsten
• Beheren, actualiseren en aanvullen van logboeken, dossiers en administratieve registraties
• Verwerken, controleren en archiveren van documenten en ontvangen informatie
• Opstellen, redigeren en verwerken van correspondentie, notities en andere bestuurlijke stukken
• Bewaken van deadlines en opvolgen van gemaakte afspraken
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief praktische voorbereiding
• Onderhouden van contacten met interne collega's en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio's en andere samenwerkingsorganisaties
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning
• Je werkt nauw samen met de afdeling Bestuurs- en Concernzaken en schakelt dagelijks met interne collega's en externe partners.

• Afgeronde opleiding bij voorkeur op HBO-bachelor niveau of minimaal MBO niveau 4
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementondersteuner bij een overheidsinstelling
• Minimaal 2 jaar werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse of directiesecretaresse
• Minimaal 1 jaar werkervaring met complex agendabeheer en administratieve ondersteuning
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met communicatie met interne collega's en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio's en andere samenwerkingsorganisaties
• Ervaring met organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, voorbereiden van overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken
• Ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel, Teams en digitale documentbeheersystemen
• Beschikbaar voor een gesprek bij de klant op dinsdag 25 augustus 2026.

Competenties:

• Nauwkeurig, zelfstandig, servicegericht
• Stressbestendig, flexibel
• Proactief, accuraat, integer

- Detacheringsopdracht via Staffingteam (inhuur van ZZP-er is ook mogelijk) 
- Inzet: 20 uur per week, werkdagen in overleg 
- Duur: 1 oktober 2026 voor 1 tot maximaal 2 jaar 
- Start: 1 oktober 2026 
- Werklocatie: Zwolle, hybride werken is mogelijk 
- Inschaling klant: functieschaal 8 conform de CAO van de provincie Overijssel 
- Salarisrange vanuit Staffingteam is van € 3.750 tot € 4.750,- per maand o.b.v. 36 uur. * Persoonlijke begeleiding en korte lijnen via Staffingteam

De organisatie zet zich elke dag in om de provincie leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar te maken, samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke organisaties.
Je komt te werken bij de afdeling Bestuurs- en Concernzaken, de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie, partners en inwoners.
De afdeling bestaat uit de teams Leiding, Bestuur, Concerncontrol en advies, Communicatie, Kabinet en Strategie.