Managementassistent Programmabureau

De managementassistent ondersteunt de directeur, de clusterregisseur en het programmabureau op het gebied van agendabeheer, organisatie en communicatie. De managementassistent draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van bestuurlijke overleggen, directeurenoverleggen, clusteroverleggen, bijeenkomsten, werkbezoeken en communicatie-uitingen. Daarmee wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan het functioneren van het programmabureau en de samenwerking tussen de verschillende partners binnen het cluster. Tot de werkzaamheden behoren het beheren van agenda's en afspraken van de directeur en de clusterregisseur, alsmede het bieden van organisatorische en logistieke ondersteuning bij de voorbereiding van overleggen zoals de Clustertafel, het Versnellingshuis, directeurenoverleggen en overige bestuurlijke bijeenkomsten. Daarnaast verzorgt de managementassistent de planning van afspraken en vergaderingen ten behoeve van PROMO. Verder is de managementassistent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van themabijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken. Hieronder vallen onder meer de voorbereiding, het versturen van uitnodigingen, deelnemersregistratie, logistieke afstemming en ondersteuning tijdens de uitvoering van deze activiteiten. Ook ondersteunt de managementassistent de communicatie van het programmabureau. De werkzaamheden omvatten het beheren en actualiseren van de PROMO-website, het opstellen en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen en overige communicatiemiddelen, evenals het bijdragen aan een professionele en actuele informatievoorziening richting stakeholders.

- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent, secretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.
- Aantoonbare ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directieleden, managers of bestuurders.
- Aantoonbare ervaring met het organiseren en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken.
- Aantoonbare ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel.
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een programmabureau, projectorganisatie of samenwerkingsverband met meerdere stakeholders.
- Aantoonbare ervaring met het schrijven en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen of andere communicatie-uitingen.
- Aantoonbare ervaring met het beheren of actualiseren van een website of CMS-omgeving.
- Aantoonbare werkervaring binnen een publieke, semipublieke of bestuurlijke organisatie.
- Proactieve en zelfstandige ondersteuner met organisatorische vaardigheden.
- Werkt nauwkeurig, communiceert gemakkelijk met uiteenlopende partijen en voelt zich thuis in een omgeving waarin overheid, industrie en maatschappelijke organisaties samenwerken aan complexe maatschappelijke opgaven.
- Eigen initiatief om werkwijzen te verbeteren (ook die van anderen) en nieuwe taken op te pakken.

Procedure : Detachering
Contractduur : 14 mnd+
Uren per week : 16
Inschaling :  €4.669 - €5.253

We zoeken een managementassistent voor ons programmabureau.

Onze opdrachtgever is de drijfveer achter de vitale infrastructuur van Nederland en de grootste haven van Europa. Onze digitale ambitie is zeer groot: wij willen de slimste haven ter wereld zijn! Wij zien een toekomst waarbij we gebruik maken van de nieuwste technologieën om onze operationele processen zeer flexibel en zeer efficiënt te maken. Waar medewerkers van ons bedrijf kunnen excelleren en de wereldwijde logistiek het beste kunnen begeleiden. Het Programmabureau ondersteunt de samenwerking tussen industrie, havenbedrijven, netbeheerders, overheden en het Rijk bij de uitvoering van de energie- en grondstoffentransitie in het cluster. Het programmabureau ondersteunt daarbij tevens de onafhankelijke clusterregisseur van het cluster, die binnen het Nationaal Programma Verduurzaming Industrie een belangrijke rol vervult als verbindende schakel tussen het cluster, de regio en de Rijksoverheid. Het programmabureau draagt bij aan het versnellen van verduurzamingsprojecten door het verbinden van partijen, het bewaken van voortgang, het ondersteunen van de clusterregie en het organiseren van bestuurlijke samenwerking.