Management Assistent

Ben jij de management assistent die overzicht bewaakt terwijl de agenda's vollopen?
Wij zoeken per 1 juni iemand voor 24 uur per week bij een gemeente in de regio Utrecht.
Inzet voor 6 maanden met mogelijkheid op verlenging, via detachering met persoonlijke begeleiding vanuit Staffingteam.

Als management assistent ondersteun je het afdelingshoofd en de teamleider op een afdeling met een duidelijke taakverdeling. Je werkt nauw samen met twee procesondersteuners en bent het vaste aanspreekpunt voor agenda's, overleggen en de mailbox. Je werkt zelfstandig, houdt overzicht en weet wanneer je moet afstemmen.

Werkzaamheden:

• Beheren van complexe agenda's en coördineren van overleggen
• Ondersteunen bij en notuleren van portefeuillehoudersoverleggen
• Beheer van de gezamenlijke mailbox
• Opstellen van brieven en verzorgen van ondertekening en vastlegging
• Organiseren van bijeenkomsten, inclusief locatie en catering
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
• Postbeheer en verzorgen van attenties bij bijzondere gelegenheden.

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als management assistent of vergelijkbare ondersteunende functie
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer: beschrijf in je CV wat het complex maakte
• Werkervaring met vergaderondersteuning en administratieve processen binnen een overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris
• Afgeronde opleiding Mbo niveau 4, bij voorkeur richting secretaresse of management assistent
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk
• Beschikbaar op donderdag (verplicht), overige dagen in overleg
• Beschikbaar per 1 juni 2026.

Detacheringsopdracht via Staffingteam (inhuur van ZZP-er is niet mogelijk)
Inzet: 24 uur per week, werkdagen maandag of woensdag, dinsdag en donderdag
Duur: 1 juni voor 6 tot 12 maanden
Werklocatie: regio Utrecht, volledig op locatie
Inschaling: functieschaal 8 conform CAO Gemeenten
Persoonlijke begeleiding en korte lijnen via Staffingteam.

Je gaat aan de slag bij een middelgrote gemeente in de regio Utrecht, centraal gelegen en goed bereikbaar via weg en openbaar vervoer.
De gemeente werkt aan een leefbare en duurzame stad met uitstekende voorzieningen.
De afdeling maakt deel uit van een vakgroep verantwoordelijk voor subsidies en ondersteuning, met korte lijnen en een prettige werksfeer.