Management Assistent

Zeeland | 36 uur | Hybride | Start zo snel mogelijk

Ben jij een ervaren managementassistent die energie krijgt van een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is? Ben jij sterk in agendabeheer, organiseren en snel schakelen en vind je het leuk om een bestuurder optimaal te ondersteunen? Dan is deze opdracht iets voor jou.

Voor een organisatie binnen het openbaar bestuur zoeken wij een Managementassistent voor een bestuurder. In deze rol ben je de verbindende schakel tussen de bestuurder, interne collega's en externe contacten. Je zorgt voor overzicht, bewaakt afspraken en denkt actief mee over een efficiënte planning en voorbereiding.

Als managementassistent ondersteun je dagelijks één bestuurder. Je voert regie over de agenda, bewaakt afspraken en zorgt dat de bestuurder goed voorbereid aan vergaderingen, overleggen en andere afspraken begint.

Je werkt nauw samen met onder andere een communicatieadviseur en bestuursadviseur. Daarbij ben je niet alleen uitvoerend bezig, maar denk je ook actief mee, signaleer je knelpunten en kom je met praktische oplossingen.

Binnen het team werken meerdere managementassistenten samen, waarbij onderlinge vervanging onderdeel is van de functie.

Werkzaamheden

• Beheren en coördineren van een complexe bestuurlijke agenda;
• Plannen, bewaken en signaleren van afspraken;
• Verzorgen van e-mailcorrespondentie in Outlook;
• Voorbereiden van vergaderingen en overleggen;
• Bewaken en verzamelen van vergaderstukken en benodigde informatie;
• Organiseren van bijeenkomsten en telefonische conferenties;
• Regelen van vergaderzalen en overige faciliteiten;
• Actief contact onderhouden met interne collega's en externe contacten;
• Vastleggen van afspraken en actiepunten tijdens portefeuilleoverleggen;
• Organiseren van vervoer, waaronder dienstauto's en indien nodig taxi's;
• Verwerken en bijhouden van declaraties;
• Coördineren van bestuurlijke uitnodigingen en representatieve aangelegenheden;
• Signaleren van knelpunten en zelfstandig zoeken naar oplossingen;
• Wekelijks afstemmen over de agenda en aandachtspunten voor de komende periode;
• Werken met Outlook, iBabs en incidenteel PowerPoint voor presentaties en speeches.

• Minimaal een afgeronde opleiding op mbo-niveau 3;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent;
• Ervaring met MS Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Flexibel inzetbaar wanneer werkzaamheden daarom vragen;
• Ervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen;
• Ervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten;
• Ervaring met praktische en organisatorische ondersteuning, zoals vervoer, faciliteiten en declaraties;
• Ervaring met iBabs is een sterke pré;
• Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré.

Jij bent

• Dienstverlenend en klantgericht;
• Sterk in plannen en organiseren;
• Goed in het stellen van prioriteiten;
• Proactief en initiatiefrijk;
• Oplossingsgericht en praktisch ingesteld;
• Flexibel en stressbestendig;
• Assertief en besluitvaardig;
• Communicatief sterk;
• Nauwkeurig en zorgvuldig;
• Goed in samenwerken;
• Gevoelig voor de politiek-bestuurlijke context.

Een veelzijdige detachering opdracht van 36 uur per week;
Start zo snel mogelijk;
Een initiële looptijd van 3 maanden, met mogelijkheid tot 1 verlenging van 3 maanden;
Hybride werken is mogelijk;
Een dynamische functie binnen een bestuurlijke omgeving;
Een rol waarin je direct bijdraagt aan een goede voorbereiding en ondersteuning van het bestuur.

Let op! niet op basis van ZZP in te vullen.

Je gaat aan de slag binnen een organisatie die zich dagelijks inzet voor maatschappelijke vraagstukken en de belangen van inwoners en organisaties in Zeeland.

Binnen de afdeling Bestuursondersteuning werken verschillende teams samen rondom advisering, ondersteuning, communicatie, kabinet en public affairs. Als managementassistent maak je onderdeel uit van het team Ondersteuning Bestuur en Directie. Je werkt samen met andere managementassistenten, bestuursadviseurs, strategen en directie- en bestuurssecretarissen.

In deze omgeving zijn samenwerking, flexibiliteit en bestuurlijke sensitiviteit belangrijk. Je werkt nauw samen met de bestuurder en bent een belangrijke schakel tussen bestuur, collega's en externe contacten.