Domeinsecretaris

Ben jij de stevige secretaris die bestuurlijke complexiteit weet te vertalen naar overzicht en actie?
Voor een grote gemeente zoeken wij een ervaren Domeinsecretaris voor 36 uur per week. In deze veelzijdige rol ondersteun je de concerndirecteur en het managementteam bij strategische, organisatorische en bestuurlijke vraagstukken. Je bent een stevige regisseur die verbanden legt, voortgang bewaakt en ervoor zorgt dat besluitvorming zorgvuldig en effectief verloopt.

Als Domeinsecretaris ondersteun je de concerndirecteur, het managementteam en afdelingshoofden bij strategische en domeinbrede vraagstukken. Je brengt structuur aan in complexe dossiers, bewaakt de voortgang en zorgt voor samenhang tussen inhoud, financiën, capaciteit en bestuurlijke prioriteiten.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Strategische ondersteuning

• Ondersteunen van de concerndirecteur en het managementteam bij strategische vraagstukken;
• Ondersteunen van afdelingshoofden bij domeinbrede opgaven;
• Voorbereiden, coördineren en bewaken van bestuurlijke besluitvorming richting college, raad en directie;
• Signaleren van bestuurlijke, maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen.
• Proces, planning en governance

Regie voeren op planning & control

• Bewaken van de kwaliteit, voortgang en integraliteit van bestuurlijke stukken, collegevoorstellen en managementrapportages;
• Monitoren van actiepunten, deadlines en bestuurlijke afspraken;
• Zorgen voor samenhang tussen inhoud, financiën, capaciteit en bestuurlijke prioriteiten.
• Verbinding en samenwerking

Fungeren als verbindende schakel tussen bestuurssecretariaat, directie, management, programmateams en concernondersteuning

• Voorbereiden van MT-overleggen, bestuurlijke tafels en strategische sessies;
• Bevorderen van integrale samenwerking binnen en buiten het domein;
• Afstemmen met interne en externe stakeholders en samenwerkingspartners.
• Proces- en organisatiecoördinatie

Regie voeren op complexe dossiers en domeinbrede trajecten;

• Structuur aanbrengen in besluitvorming, prioritering en governance;
• Ondersteunen bij organisatieontwikkeling, veranderopgaven en implementatietrajecten;
• Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor verbetering.

Bestuurlijke advisering

• Politiek-bestuurlijke verhoudingen goed aanvoelen en hiernaar handelen;
• Bestuurlijke ambities vertalen naar concrete acties en werkbare processen;
• Optreden als sparringpartner voor directie en management bij complexe en gevoelige vraagstukken.

Voor deze functie zoeken we een ervaren professional met aantoonbare gemeentelijke en bestuurlijke ervaring.

Harde eisen:

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeentelijke organisatie;
• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
• Uiterlijk beschikbaar vanaf september 2026 voor 36 uur per week;
• Kandidaten moeten voldoen aan de geldende voorwaarden rondom inzet, contractering en terbeschikkingstelling van personeel;
• Indien van toepassing dient een G-rekening beschikbaar te zijn of moet aantoonbaar worden gemaakt waarom hiervoor een geldige uitzondering geldt.

Ervaring die extra waardevol is:

• Ervaring als secretaris binnen een gemeente met 100.000+ inwoners;
• Aantoonbare ervaring met gemeentelijke besluitvormingsprocessen;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente of overheidsinstelling als secretaris of directie-/MT-adviseur;
• Ervaring met het voorbereiden, coördineren én bewaken van bestuurlijke besluitvorming;
• Ervaring met het notuleren van vergaderingen, opstellen en bijhouden van actielijsten en het bewaken van de uitvoering van acties;

Competenties

• Sterke politiek-bestuurlijke sensitiviteit;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Resultaatgericht en daadkrachtig;
• Sterke adviesvaardigheden op strategisch niveau;
• Verbindend en organisatiesensitief;
• In staat om overzicht te houden in een complexe en dynamische omgeving.

Goed om te weten
De werkzaamheden zijn organisatorisch ingebed binnen de gemeentelijke organisatie. De Domeinsecretaris neemt deel aan reguliere werkoverleggen, legt verantwoording af binnen de organisatie en werkt volgens de afgesproken locatie, planning en werkwijze.

De gemeente beoordeelt kandidaten nadrukkelijk op de aantoonbare ervaring die in het cv en de toelichting wordt beschreven. Zorg daarom dat relevante ervaring met besluitvorming, bestuurlijke advisering, vergaderingen, actielijsten en gemeentelijke processen concreet in het cv wordt benoemd.

Procedure : Detachering
Contractduur : 2x3 mnd+
Uren per week : 36

Over de organisatie
Onze opdrachtgever is een ambitieuze gemeente die samen met inwoners, ondernemers en partners werkt aan een aantrekkelijke, toekomstgerichte stad. Samenwerking, openheid, flexibiliteit en leren staan centraal. De organisatie stimuleert initiatief, ziet kansen en werkt voortdurend aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken.

Over het team
De functie is ondergebracht binnen een team dat zich richt op bestuursondersteuning en bijdraagt aan een stabiel en effectief functionerend gemeentebestuur. Binnen het team werken onder andere bestuursadviseurs, bestuurs- en directiesecretarissen, medewerkers kabinetszaken, public affairs en medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de bestuurlijke stukkenstroom.

Het team opereert op het snijvlak van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie en werkt nauw samen met directie, management en verschillende gemeentelijke teams.