Je vervult een dubbelrol. Als directiesecretaris begeleid je het besluitvormingsproces van het directie-/managementteam. Je stelt de agenda op, faciliteert de aanlevering van stukken, legt besluiten vast en vertaalt deze samen met het MT naar concrete afspraken. Je bewaakt de jaarplanning en zorgt dat het besluitvormingsproces soepel en tijdig verloopt.
Als coördinator secretariaat geef je richting aan een team van 7 collega's dat de secretariële ondersteuning verzorgt voor burgemeester, wethouders, directie en strategisch managers, inclusief kabinetszaken en de begeleiding van bestuurlijke besluitvorming. Je houdt het totaaloverzicht, bewaakt prioriteiten en werkt aan het continu verbeteren van werkprocessen. Je bent daarnaast achtervang voor de bestuurssecretaris en wordt ingewerkt op het bestuurlijk informatiesysteem Qualigraf.
Werkzaamheden:
- Begeleiden van het besluitvormingsproces DT/MT: agenda opstellen, stukken faciliteren, besluiten vastleggen en vertalen naar concrete afspraken
- Bewaken van de jaarplanning besluitvorming
- Aansturen en coördineren van het secretariaatsteam van 7 collega's
- Direct begeleiden, ondersteunen en richting geven aan het team
- Bewaken van prioriteiten en totaaloverzicht op werkprocessen
- Doorontwikkelen en continu verbeteren van werkprocessen binnen het secretariaat
- Achtervang voor de bestuurssecretaris die het besluitvormingsproces door het college begeleidt
- Werken met het bestuurlijk informatiesysteem Qualigraf