Directiesecretaresse (spoed)

Wij zoeken zoeken wij met spoed een Directiesecretaresse voor 24 uur per week.
Start is 6 april tot eind van het jaar. Deadline van aanbieden is al donderdag 26 maart 13.30 uur.

Als directiesecretaresse zorg jij ervoor dat de directeur DIA en het MT optimaal ondersteund worden, zodat zij zich kunnen concentreren op hun kerntaken. 
Je bent communicatief, flexibel, snel van begrip en kunt goed omgaan met deadlines en tijdsdruk.
Je bent succesvol door jouw klantgerichtheid en proactiviteit bij het:

• Ondersteunen van de directeur DIA met beheer van agenda en mailbox, zelfstandig afwegingen maken over opvolging/doorzetten van mails.
• Brede ondersteuning van het MT, o.a. planning en organisatie zoals complex agendabeheer en regelen van vergaderruimtes.
• Coördineren van het ondertekenproces, correspondentie routing en bijwerken van distributielijsten.
• Maken van interne en externe afspraken met diverse stakeholders.
• Notuleren van MT-vergaderingen en zorgen voor distributie, bewaken en opvolgen van actiepunten en deadlines.
• Digitaal zakendoen: aanmaken en bewaken van inkooporders en boeken van reizen.
• Organiseren en/of coördineren van evenementen en medewerkersbijeenkomsten in samenwerking met collega’s van DIA en andere afdelingen.
• Aanspreekpunt zijn voor facilitaire zaken en huisvesting, problemen oplossen of doorzetten naar de facilitaire dienst.

• MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring als secretaresse;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk; goede beheersing van Engels;
• Gedegen kennis van en aantoonbare ervaring met Office 365 tooling, specifiek Teams, PowerPoint, Word, Excel en SharePoint;
• Je beschikt over uitstekende contactuele vaardigheden, bent stressbestendig, collegiaal, netwerkvaardig en kan zowel formeel als informeel zaken doen;
• Daarnaast heb je een flexibele maar gestructureerde werkhouding, kunt snel schakelen, nauwkeurig werken, drie stappen vooruit denken, en toont initiatief met goed organiserend vermogen;
• Kennis en ervaring met Agile werken is een pré;
• Aantoonbare ervaring met financiële processen, zoals inkooporders;
• Ervaring met NS is een pré.

• Detacheringsopdracht via Staffingteam (inhuur van zzp'er is niet mogelijk)
• Inzet: 24 uur per week
• Duur: 9 maanden, met optie op verlenging
• Start: zo spoedig mogelijk
• Persoonlijke begeleiding en korte lijnen via Staffingteam
• Inschaling en voorwaarden conform de CAO van onze klant
• Een verantwoordelijke en afwisselende functie binnen een professioneel team.

Je komt te werken op loopafstand van station Utrecht Centraal in een team van ruim 300 collega’s van de afdeling Data, Innovatie & Analyse (DIA) . 
Hier werkt een mix van ervaringen en persoonlijkheden, die elkaar graag opzoeken om met elkaar te sparren en kennis te delen.