Directiesecretaresse

Wij zoeken per medio juli 2026 een ervaren Directiesecretaresse voor 36-40 uur per week bij de gemeente Rotterdam, hybride werken mogelijk.
Inzet is 6 maanden tot een jaar, in te vullen via detachering met persoonlijke begeleiding vanuit Staffingteam.
De salarisrange is van EUR 3.500 tot 4.500 o.b.v. 36 uur.
Deadline om in aanmerking te komen is donderdag 9 juli 2026.

Je ondersteunt twee directeuren met complexe agenda's en springt bij waar nodig. Je maakt deel uit van een hecht team van secretarieel professionals binnen een bestuurlijk cluster dat de schakel vormt tussen stadsbestuur, inwoners en de interne organisatie. Woensdag is vaste samenwerkdag op locatie; verder drie dagen per week aanwezig op een gemeentelijke locatie, in afstemming met de directeur.

Werkzaamheden:

Agendabeheer: twee dynamische directieagenda's beheren, prioriteren en bewaken
Mailboxmanagement: structureren, beantwoorden en doorgeleiden van e-mail; verwerken van stukken in het documentmanagementsysteem
Vergaderingen organiseren: regelen, voorbereiden en borgen dat iedereen met de juiste stukken aan tafel zit
Administratie en workflow: overzicht creëren en efficiënte verwerking van documenten en dossiers borgen
Spoedtaken oppakken en de directie volledig ontzorgen
Procesverbetering: actief meedenken over slimmer werken en modernisering van het secretariaat
Systemen snel eigen maken: bezoekersbeheer, vergaderruimtereservering, ICT-middelen

Minimaal MBO niveau 4 afgerond
Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office, Teams en Planner
Minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse of management assistent op directieniveau, opgedaan in de afgelopen 5 jaar
Beschikbaar via detachering (ZZP of doorleenconstructie niet mogelijk)

Gewenst:

Werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners
HBO-opleiding afgerond
Minimaal 3 jaar ervaring met zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen (afgelopen 5 jaar)
Ervaring met een digitaal archiveringssysteem

Detacheringsopdracht via Staffingteam (inhuur van ZZP-er is niet mogelijk, ook doorleenconstructies zijn niet toegestaan)
Salarisrange: EUR 3.500 tot 4.500 o.b.v. 36 uur.
Inzet: 36 tot 40 uur per week
Duur: eind juli / begin augstus voor 6 tot 12 maanden
Werklocatie: Rotterdam (Wilhelminakade 179), hybride werken is mogelijk
Persoonlijke begeleiding en korte lijnen via Staffingteam

Onze opdrachtgever is een grote gemeentelijke organisatie in de Randstad die de dienstverlening aan meer dan 600.000 inwoners coördineert. Het cluster waar jij terecht komt vormt de spil van de organisatie: hier worden bestuurlijke ondersteuning, bedrijfsvoering en interne organisatiefuncties als HR, communicatie, ICT en financiën gebundeld. Een dynamische werkomgeving met directe lijnen naar het hoogste bestuurlijke niveau.