Bestuurssecretaresse

Ben jij de spin in het web die bestuurders en managers ontzorgt en altijd overzicht houdt, ook als de agenda overloopt?
Wij zoeken per direct iemand voor 32 tot 36 uur per week bij een gemeente in de regio Utrecht.
Inzet 4 maanden tot 12 maanden, in te vullen via detachering met persoonlijke begeleiding vanuit Staffingteam.

Je werkt in het hart van de organisatie: als Bestuurssecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en domeinmanagers, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Je houdt overzicht, anticipeert op wat nodig is en schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende werkzaamheden.

Werkzaamheden:

• Proactief beheren en bewaken van agenda's van bestuurders en MT-leden
• Prioriteren in telefoonverkeer, e-mails en afspraakverzoeken, en hierover adviseren
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve planning
• Voorbereiden van wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouderoverleggen
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en acties uitzetten naar college en collega's
• Je werkt volgens een uniforme werkwijze die je snel eigen maakt, zodat het team efficiënt en eenduidig samenwerkt.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Bestuurssecretaresse of Management Assistent binnen een overheidsorganisatie
• Afgeronde opleiding minimaal mbo niveau 4, bij voorkeur richting (directie)secretaresse of Management Assistent
• Meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent
• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of management assistent binnen een gemeente is een pré
• Ervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs is een pré

Competenties:

• Communicatief vaardig, mondeling en schriftelijk
• Accuraat, integer en stressbestendig
• Goed in organiseren, analyseren en verbinden
• Flexibele werkinstelling en doorzettingsvermogen

• Detacheringsopdracht via Staffingteam (inhuur van ZZP-er is niet mogelijk)
• Inzet: 32 tot 36 uur per week (maandag, dinsdag en donderdag fysieke aanwezigheid vereist)
• Duur: zo spoedig mogelijk voor 4 maanden tot 12 maanden mogelijk
• Start: verwachting week van 28 april 2026
• Werklocatie: regio Utrecht, volledig op locatie
• Inschaling: functieschaal 7 conform CAO gemeente
• Persoonlijke begeleiding en korte lijnen via Staffingteam
• Hybride of onsite: onsite gewenst
• Deadline aanbieden: Staffingteam vrijdag 17 april eind van de dag.
• Gesprekken klant: 1e gesprek woensdag 22 april 13:00-15:30 uur, 2e (klik)gesprek donderdag 23 april 09:30-10:00 uur.

Je komt te werken binnen een gemeentelijke organisatie in de provincie Utrecht. De organisatie kenmerkt zich door korte lijnen, een professionele werkomgeving en een duidelijke maatschappelijke opdracht.
Je werkt nauw samen met bestuurders, directie en collega-ondersteuners binnen het bestuurssecretariaat en bent een vaste schakel in de voorbereiding en afhandeling van bestuurlijke besluitvorming.