Voor de afdeling die verantwoordelijk is voor de ondersteuning van het gemeentebestuur wordt een ervaren bestuurssecretaresse gezocht. In deze veelzijdige rol zorg je ervoor dat bestuurders optimaal worden ondersteund en administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. Je bent een belangrijke spil binnen de organisatie en levert een actieve bijdrage aan een efficiënte bestuurlijke ondersteuning.
Je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen. Daarnaast werk je nauwkeurig, ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en weet je ook onder tijdsdruk het overzicht te behouden.
Werkzaamheden
Binnen deze functie ondersteun je één of meerdere bestuurders bij uiteenlopende secretariële en organisatorische taken. Samen met collega's draag je zorg voor een professionele ondersteuning van het bestuur.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
beheren en coördineren van complexe agenda's en afspraken;
plannen, voorbereiden en bewaken van vergaderingen;
samenstellen en controleren van vergaderstukken en bestuurlijke documenten;
fungeren als eerste aanspreekpunt voor bezoekers, collega's en externe contacten;
afhandelen van inkomende correspondentie, e-mail en telefonie;
organiseren van bijeenkomsten, overleggen en representatieve ontvangsten;
verzorgen van diverse facilitaire en administratieve werkzaamheden;
bewaken van gemaakte afspraken en actiepunten.
Door de afwisseling in werkzaamheden heb je veel contact met zowel interne als externe stakeholders en lever je dagelijks een bijdrage aan een goed georganiseerd bestuurlijk proces.
Pré
De voorkeur gaat uit naar kandidaten met:
een afgeronde mbo-4 opleiding in een secretariële of managementondersteunende richting;
meerdere jaren ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en coördineren van facilitaire ondersteuning;
ruime ervaring binnen een gemeentelijke organisatie met bestuurlijke agendavoering, voorbereiding van vergaderingen en samenstelling van besluitvormingsstukken;
bereidheid om op termijn in dienst te treden bij de opdrachtgever indien dit gewenst is;
meerdere jaren relevante werkervaring binnen een gemeente of een andere overheidsinstantie.
Persoonlijke kwaliteiten
De ideale kandidaat is stressbestendig, besluitvaardig en weet ook in een bestuurlijke omgeving effectief te opereren. Je bent organisatiesensitief, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en kunt goed omgaan met uiteenlopende belangen.
Daarnaast beschik je over een dienstverlenende instelling, uitstekende organisatorische vaardigheden en een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je leert snel, houdt overzicht en bent in staat prioriteiten te stellen, ook wanneer meerdere zaken tegelijkertijd om aandacht vragen. Door je politiek-bestuurlijke sensitiviteit en professionele houding ben je een betrouwbare sparringpartner voor bestuurders en collega's.