Bestuurssecretaresse

Wij zoeken voor 6 tot 12 maanden een secretaresse met meer dan 2 jaar ervaring als secretaresse bij een gemeente of provincie.
Ben je voor 36 uur per week beschikbaar op korte termijn en beschik je over een MBO-niveau vier diploma? Reageer dan snel op deze interessante rol! 

Je werkt als bestuurssecretaresse in een hecht team van 8 collega's dat het dagelijks bestuur ondersteunt. Je werk is veelzijdig: je organiseert in- en externe bijeenkomsten tot in de puntjes, beheert agenda's en zorgt dat bestuurders altijd goed voorbereid zijn. Je documenteert afspraken en stukken in iBabs, regelt (buitenlandse) reizen en verblijf, en bent het aanspreekpunt voor collega's en externe partijen. Komt er een last-minute wijziging? Jij schakelt snel en zorgt dat alles doorgaat. Je signaleert verbeterkansen in processen en neemt het initiatief om deze aan te pakken.

Werkzaamheden:

• Agendabeheer en planning voor leden van het dagelijks bestuur
• Organiseren van in- en externe bijeenkomsten, inclusief catering en ontvangst
• Documenteren van afspraken en vergaderinformatie in iBabs
• Regelen van (buitenlandse) dienstreizen en verblijf
• Notuleren bij vergaderingen
• Fungeren als vraagbaak voor interne en externe partijen
• Signaleren en verbeteren van werkprocessen binnen het secretariaat

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4, bij voorkeur in de richting secretarieel of office management
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving (bijvoorbeeld ondersteuning van een College van B&W, dagelijks bestuur of vergelijkbaar)
• Aantoonbare werkervaring met MS Office (Outlook, agenda- en mailbeheer, verslaglegging)
• Ervaring met iBabs is een pré
• Ervaring met een archiveringssysteem zoals eDocs is een pré
• Ervaring met notuleren, duidelijk aantoonbaar in het cv
• Beschikbaar voor 36 uur per week (ma t/m vr, bij voorkeur 5 dagen aanwezig op locatie)
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Competenties:

• Zelfstartend en proactief
• Samenwerkingsgericht
• Nauwkeurig en zorgvuldig
• Planmatig en resultaatgericht
• Politiek sensitief, begrip van bestuurlijke verhoudingen
• Gastvrij en representatief
• Overzicht houdend en vooruitdenkend

• Detacheringsopdracht via Staffingteam
• Inzet: 36 uur per week (maandag t/m vrijdag)
• Duur: 26 weken, met optie op verlenging
• Start: zo spoedig mogelijk
• Werklocatie: Lelystad, op locatie
• Bring Your Own Device: eigen laptop en telefoon vereist
• Persoonlijke begeleiding en korte lijnen via Staffingteam

Je komt terecht bij een provinciale overheidsorganisatie die als verbindende schakel opereert tussen gemeenten, waterschap en rijksoverheid.
De organisatie werkt aan maatschappelijke opgaven en zet samenwerking en integraliteit centraal. Je wordt onderdeel van een team van 8 collega's dat gezamenlijk de bestuurlijke ondersteuning verzorgt.
Er wordt hard gewerkt, maar de sfeer is collegiaal en er is altijd ruimte voor gezelligheid.