Bestuurssecretaresse

Ben jij een ervaren bestuurs- of directiesecretaresse die moeiteloos schakelt binnen een bestuurlijke omgeving? Voor een gemeente zijn wij op zoek naar een proactieve en organisatorisch sterke bestuurssecretaresse die tijdelijk de burgemeester ondersteunt. In deze veelzijdige functie ben je de verbindende schakel tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. Je werkt in een dynamische omgeving waarin discretie, nauwkeurigheid en bestuurlijke sensitiviteit vanzelfsprekend zijn.

Vanwege de tijdelijke afwezigheid van een collega zoekt de gemeente een ervaren bestuurssecretaresse ter ondersteuning van de burgemeester.

In deze rol zorg je ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden van de burgemeester efficiënt en zorgvuldig verlopen. Je beheert een complexe agenda, bewaakt bestuurlijke processen en bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je weet prioriteiten te stellen, houdt overzicht en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren en bewaken van de complexe agenda van de burgemeester.
• Beheren van de mailbox en prioriteren van inkomende correspondentie.
• Voorbereiden, organiseren en afhandelen van bestuurlijke overleggen, afspraken en representatieve activiteiten.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en bestuurlijke processen.
• Opstellen, verwerken en afhandelen van correspondentie en bestuurlijke stukken.
• Onderhouden van contacten met bestuurders, directie, management, inwoners en externe relaties.
• Signaleren van knelpunten en proactief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning.
• Intensief samenwerken met collega's binnen het bestuurssecretariaat en andere ondersteunende teams.

Voor deze opdracht beschik je over:

• Een afgeronde mbo-4 opleiding.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een bestuurlijke omgeving
• Ervaring met complex agendabeheer.
• Ervaring binnen een gemeentelijke of politieke organisatie is een sterke pré.
• Minimaal 2 jaar ervaring met Microsoft 365.

Daarnaast herken jij jezelf in de volgende competenties:

• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Bestuurlijke sensitiviteit en gevoel voor politieke verhoudingen.
• Een proactieve, zelfstandige en flexibele werkhouding.
• Discretie en zorgvuldigheid bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Procedure : Detachering
Contractduur : 5 mnd
Uren per week : 24

De gemeente is een moderne en ambitieuze organisatie met ruim 900 medewerkers die zich dagelijks inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners biedt het uitdagende projecten binnen een organisatie die groot genoeg is voor impact en klein genoeg om slagvaardig te blijven.

Je komt te werken binnen Team Services, onderdeel van het domein Bedrijfsvoering. Dit team bestaat uit het interne Servicepunt, Facility, het bestuurssecretariaat en het managementsecretariaat. Samen met zes collega-secretaresses ondersteun je het gemeentebestuur en draag je bij aan een professionele dienstverlening. Je legt verantwoording af aan de Teammanager Services en neemt deel aan de reguliere teamoverleggen. Op maandag, dinsdag en donderdag werk je samen met je collega's op locatie.