Bestuurssecretaresse Gedeputeerde Staten

Wij zoeken voor 6 tot 12 maanden een Bestuurssecretaresse Gedeputeerde Staten met meer dan 2 jaar ervaring  bij een gemeente of provincie.
Ben je voor 36 uur per week beschikbaar op korte termijn en beschik je over een MBO-niveau4 diploma? Reageer dan snel op deze interessante rol! 
Deadline om voorgesteld te kunnen worden vanuit Staffingteam is maandag 18 mei eind van de dag.

Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten ben je onmisbaar voor de dagelijkse gang van zaken rondom het bestuur. Je werkt nauw samen met collega's in een hecht team, waarbij professionaliteit en collegialiteit hand in hand gaan.

Werkzaamheden:

• Beheren en bewaken van agenda's van de bestuurders, inclusief last-minute wijzigingen
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten: catering, ruimtereservering en ontvangst van gasten
• Documenteren van afspraken en informatie in iBabs
• Regelen van buitenlandse reizen en verblijf voor bestuurders, inclusief ondersteuning op afstand
• Notuleren van vergaderingen
• Signaleren van inefficiënties en meedenken over verbeteringen
• Aanspreekpunt voor afdelingen en externe partijen.

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4, bij voorkeur in de richting secretarieel of office management
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving (bijvoorbeeld ondersteuning van een College van B&W, dagelijks bestuur of vergelijkbaar)
• Aantoonbare werkervaring met MS Office (Outlook, agenda- en mailbeheer, verslaglegging)
• Ervaring met iBabs is een pré
• Ervaring met een archiveringssysteem zoals eDocs is een pré
• Beschikbaar voor 36 uur per week (ma t/m vr op locatie)
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Competenties:

• Zelfstartend en proactief
• Samenwerkingsgericht
• Nauwkeurig en zorgvuldig
• Planmatig en resultaatgericht
• Politiek sensitief, begrip van bestuurlijke verhoudingen
• Gastvrij en representatief
• Overzicht houdend en vooruitdenkend.

• Detacheringsopdracht via Staffingteam
• Inzet: 36 uur per week (maandag t/m vrijdag)
• Duur: half jaar met mogelijkheid van verlenging met 6 maanden
• Start: zo spoedig mogelijk, uiterlijk 1 juni
• Werklocatie: Lelystad, op locatie
• Inschaling conform CAO opdrachtgever
• Persoonlijke begeleiding en korte lijnen via Staffingteam.

Je komt terecht bij een provinciale overheidsorganisatie die als verbindende schakel opereert tussen gemeenten, waterschap en rijksoverheid.
Als bestuurssecretaresse kom je te werken in het Expertiseteam Secretariaat Gedeputeerde Staten, een hecht team van acht collega's dat het bestuur optimaal ondersteunt.
Er wordt hard gewerkt, maar de sfeer is collegiaal en er is altijd ruimte voor gezelligheid.