Bestuurssecretaresse

Ben jij een ervaren bestuurs- of directiesecretaresse die energie krijgt van een dynamische bestuurlijke omgeving? Houd je van organiseren, plannen en ontzorgen en weet je precies wat er nodig is om bestuurders optimaal te ondersteunen? Dan is deze tijdelijke opdracht iets voor jou. In deze veelzijdige functie ben jij de verbindende schakel binnen het secretariaat en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

In deze functie zorg jij ervoor dat bestuurders optimaal worden ondersteund en hun werkzaamheden efficiënt kunnen uitvoeren. Je brengt structuur aan, houdt overzicht en weet prioriteiten te stellen. Dankzij jouw vooruitziende blik zijn afspraken goed voorbereid en verlopen processen soepel.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van meerdere complexe agenda's en zorgen voor een efficiënte planning.
• Voorbereiden en coördineren van afspraken en bestuurlijke overleggen.
• Ondersteunen van bestuurders en proactief inspelen op wat nodig is.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Verwerken van correspondentie, uitnodigingen en overige administratieve werkzaamheden.
• Signaleren van knelpunten en aandragen van praktische oplossingen.
• Samenwerken met collega's binnen het secretariaat en andere afdelingen.
• Geen dag is hetzelfde. Juist de afwisseling, verantwoordelijkheid en het schakelen tussen verschillende werkzaamheden maken deze functie uitdagend en veelzijdig.

Voor deze opdracht beschik je over:

• Een afgeronde vakopleiding tot directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie.
• Aantoonbare ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en/of evenementen.
• Werkervaring met Microsoft Office 365 in de afgelopen 5 jaar.

Daarnaast is het een pré wanneer je beschikt over:

• Ervaring binnen een gemeente met maximaal 20.000 inwoners.
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse binnen een gemeente.
• Recente werkervaring (afgelopen 3 jaar) in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met de ondersteuning van het volledige college van B&W.

Je herkent jezelf daarnaast in de volgende competenties:

• Je werkt proactief en neemt verantwoordelijkheid.
• Je organiseert efficiënt en weet goed prioriteiten te stellen.Je bent bestuurlijk sensitief en handelt integer.
• Je werkt nauwkeurig, bent flexibel en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.
• Je bent een prettige samenwerkingspartner en denkt in oplossingen.

Procedure : Detachering
Contractduur : 4x3 mnd
Uren per week : 24

De gemeente West Maas en Waal ligt in het westelijke deel van het Land van Maas en Waal en telt ruim 20.000 inwoners. De organisatie bestaat uit ongeveer 120 medewerkers die samenwerken vanuit de kernwaarden Samen, Verantwoordelijk en Professioneel.

De gemeentelijke organisatie is onderverdeeld in de teams Beheer Openbare Ruimte, Ruimte, Dienstverlening, Samenleving en Bedrijfsvoering. Het managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de teammanagers.

Als regiegemeente kiest West Maas en Waal ervoor om zelfstandig te blijven. Beleidsontwikkeling vindt zoveel mogelijk binnen de eigen organisatie plaats, terwijl diverse uitvoerende taken in samenwerking met regionale partners worden uitgevoerd. Hierdoor werk je in een professionele organisatie met korte lijnen en een brede maatschappelijke betrokkenheid.