Opdrachtomschrijving:
De afdelings- en programmasecretaris vervult een dubbele rol binnen de afdeling Resource & Flow (R&F) en het programma S&V ICT Infra 2028. In deze functie ondersteun je zowel het afdelingshoofd als de programmamanager bij de organisatie, coördinatie en voortgang van werkzaamheden. Je bereidt vergaderingen voor, maakt verslagen, bewaakt acties en draagt bij aan een soepele samenwerking binnen de teams. Je organiseert bijeenkomsten, verzorgt communicatie en ondersteunt bij het opstellen en actualiseren van documenten, zoals voortgangsrapportages en het programmaplan. Daarnaast faciliteer je sessies in het kader van een lopend Europees aanbestedingstraject en zorg je dat de planning en stukkenstroom goed worden bewaakt.
Wat ga jij doen als afdelingssecretaris:
Bereid je vergaderingen voor en participeert hierin in samenwerking met het afdelingshoofd. gezamenlijk bewaken jullie gemaakte afspraken.
Zorg je voor landingsplaatsen voor kandidaten die als stagiair, vanuit de banenafspraak of vanuit andere initiatieven bij Logius willen komen werken.
Lever je een bijdrage aan de onboarding-dagen door mee te werken aan de ontwikkeling er van, maar ook in het periodiek organiseren ervan.
Organiseer je overleggen, sessies en events en doet daar verslag van.
Stel je voortgangs- en verantwoordingsrapportages op.
Als programmasecretaris:
Organiseer je diverse sessies in het kader van een complex aanbestedingstraject met als doel alle spelers aan tafel houden.
Ben je verantwoordelijk voor het up to date houden van het programmaplan.
Bereid je stuur- en klankbordvergaderingen voor en je doet er ook verslag van.
Bewaak je acties en spreekt mensen aan op het afronden ervan.
Voer je de acties in het kader van communicatieactiviteiten uit.
Ben je in meest brede zin des woords facilitator van retrospectives.
Heb je een trekkende rol in het risicomanagement proces.